หน่วยที่ 2 การนำเสนอข้อมูล

หน่วยที่ 2 การนำเสนอข้อมูล ความหมายของการนำเสนอข้อมูล นำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ ความสำคัญของการนำเสนอข้อมูล น ปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ ทางการเมือง ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่ง ก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูล เสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่างๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน หรือขององค์กรและหน่วยงานต่างๆ กล่าวโดยสรุป การนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชา และบุคคลผู้ที่สนใจ PowerPoint กับการนำเสนอข้อมูล งานนำเสนอ PowerPoint ทำงานเหมือนกับการฉายสไลด์ เมื่อคุณต้องการสื่อความหมายข้อความหรือเรื่องเล่าหนึ่ง ลองแบ่งย่อยออกเป็นหลายๆ สไลด์ดู ให้คิดว่าแต่ละสไลด์เป็นเหมือนพื้นที่ว่างสำหรับรูปภาพ ข้อความ และรูปร่างที่จะช่วยสร้างสรรค์เรื่องราว โปรแกรมนำเสนองานที่ศึกษาในบทนี้จะใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ใช้งานได้ง่าย และสะดวกในการใช้งานมาก โปรแกรมนี้จึงเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันแพร่หลาย Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมหนึ่งในชุดของโปรแกรม Microsoft Office 2010 มีคุณสมบัติหลายอย่างได้รับการพัฒนาให้มีขีดความสามารถมากขึ้น ใช้ในการนำเสนอข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้สามารถสร้างงานในการนำเสนอได้หลากหลายรูปแบบ โดยสามารถนำข้อความ รูปภาพ ตาราง แผนภูมิต่าง ๆ ตลอดจนภาพเคลื่อนไหวและเสียง มาประกอบเข้าด้วยกันเป็นลักษณะสื่อประสมเพื่อสร้างเป็นงานนำเสนอต่อผู้อื่น ได้อย่างสวยงามและน่าตื่นตาตื่นใจ การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2010 คลิกที่ปุ่ม Start เลือก Programs เลือก Microsoft Office เลือก Microsoft Office PowerPoint 2010 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2010 ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม 1. ปุ่ม File (แฟ้ม) = เป็นส่วนที่ใช้เก็บคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้งานในโปรแกรม เช่น คำสั่ง สร้าง (New), บันทึก (Save) เป็นต้น 2. Quick Access (แถบเครื่องมือด่วน) = เป็บแถบที่ใช้แสดงคำสั่งที่ใช้งานบ่อย ๆ ขึ้นมาให้เราสามารถเรียกใช้งานได้ทันที 3. Title bar (แถบชื่อเรื่อง) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และรายชื่อไฟล์ที่ได้เปิดใช้งานอยู่ 4. Control box (ปุ่มควบคุม) = Windows เป็นปุ่มที่ใช้ควบคุมการ เปิด-ปิด และขยายหน้าต่างโปรแกรมที่ได้เปิดขึ้นมา 5. Ribbon (ริบบอน) = เป็นแถบที่ใช้รวบรวมเครื่องมือการใช้งานเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งาน 6. Slide and outline = เป็นส่วนที่ใช้แสดงแบบจำลองของภาพนิ่งทั้งหมดที่มีอยู่ในสไลด์โชว์ 7. Slide Pane = เป็นพื้นที่ที่ใช้แสดงรายละเอียดของสไลด์โชว์ 8. Status Bar = เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายละเอียดของสไลด์โชว์ที่เปิดขึ้นมาใช้งาน 9. Note Pane = เป็นส่วนที่ใช้ใส่ข้อความเพิ่มเติมลงไปในสไลด์โชว์ การสร้างงานนำเสนอ สามารถสร้างงานนำเสนอได้ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2010 อย่างง่ายๆๆโดยทำตามขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่ปุ่มแฟ้ม (File) 2. เลือกคำสั่ง สร้าง (New) 3. คลิกงานนำเสนอเปล่า (Blank presentation) 4. คลิกสร้าง (New)