หน่วยที่ 8 การแทร็กตาตราง กราฟ และแผนผัง

หน่วยที่ 8 การแทรกตาราง กราฟ และแผนผัง การสร้างตาราง การนำเสนอข้อมูลในรูปของตาราง เป็นการนำเสนอข้อมูลในอีกรูปแบบหนึ่ง ที่ช่วยให้ดูข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบ สามารถอ่านและดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น โดยมีขั้นตอนการสร้างดังนี้ 1. คลิกที่แท็บแทรก (Insert) 2. เลือกปุ่มคำสั่งตาราง (Table) 3. แดรกเมาส์ขนาดตามที่ต้องการ 4. จะได้ตารางตามจำนวนที่ต้องการ นอกจากการกำหนดขนาดตารางโดยการแดรกเมาส์แล้ว ยังสามารถระบุจำนวนแถวและคอลัมน์ของตารางที่ต้องการได้ โดยวิธีที่เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องการสร้างตารางที่มีจำนวนแถวและคอลัมน์จำนวนมาก ๆ 1. คลิกที่แท็บแทรก (Insert) 2. เลือกปุ่มคำสั่งตาราง (Table) 3. เลือกแทรกตาราง (Insert Table) 4. ระบุจำนวนแถว และคอลัมน์ที่ต้องการ 5. คลิกปุ่มตกลง (OK) 6. จะได้จำนวนตารางที่ต้องการ การตกแต่งตาราง เมื่อได้สร้างตารางแล้ว หากต้องการให้ตารางดูโดดเด่นและน่าสนใจ สามารถตกแต่งตารางที่สร้างขึ้นมาได้ดังนี้ 1. การใส่สีพื้นตาราง 1. แดรกเมาส์เลือกพื้นที่ตารางที่ต้องการกำหนดสีพื้น 2. คลิกแท็บออกแบบ (Design) การแรเงา (Shading) 3. เลือกสีตามต้องการ 4. จะได้ตารางที่มีสีพื้นตามต้องการ 2. การกำหนดการแสดงเส้นขอบตาราง 1. คลิกเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ 2. คลิกแท็บออกแบบ (Design) 3. เลือกปุ่มคำสั่ง เส้นขอบ (Border) 4. เลือกไม่มีเส้นขอบ (No Border) 5. เส้นขอบจะหายไป กราฟ การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟส่วนใหญ่จะใช้ในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบ เพราะสามารถสื่อสารความหมายได้ชัดเจน โดยสามารถเลือกกราฟชนิดต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับข้อมูลที่ต้องการนำเสนอได้ การสร้างกราฟ สามารถสร้างกราฟได้ง่าย ๆ โดยทำตามขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่แท็บแทรก (Insert) 2. คลิกเลือกปุ่มแผนภูมิ (Insert Chart) 3. เลือกชนิดของกราฟที่ต้องการ (Line) 4. เลือกรูปแบบของกราฟ 5. คลิกปุ่มตกลง (OK) 6. กรอกข้อมูลเพื่อแสดงในกราฟ 7. คลิกปิดตาราง (Close) 8. จะได้กราฟตามที่ต้องการ การแก้ไขข้อมูลในกราฟ หากข้อมูลในกราฟที่แสดงนั้นมีการเปลี่ยนแปลง เช่น มีการทำรายงานยอดการขายทุกวันหรือทุกสัปดาห์ ต้องทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่อยู่ในกราฟ ซึ่งสามารถใช้การแก้ไขข้อมูลในกราฟได้ โดยที่ไม่ต้องสร้างกราฟขึ้นมาใหม่อีกครั้ง ซึ่งสามารถแก้ไขข้อมูลภายในกราฟได้ดังนี้ 1. คลิกที่กราฟ 2. เลือกปุ่มคำสั่งแก้ไขข้อมูล (Edit Data) 3. พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการแก้ไข 4. คลิกปิดตาราง 5. จะปรากฏกราฟที่ได้รับการแก้ไขแล้ว ผังองค์กร ผังองค์กร คือ แผนผังแสดงรายชื่อและตำแหน่งของบุคลากรภายในองค์กร ซึ่งสามารถสร้างขึ้นได้อย่างง่ายดายโดยใช้ SmartArt เป็นตัวช่วยในการสร้าง ซึ่งโปรแกรมมีผังองค์กรในรูปแบบต่าง ๆ ให้เลือกใช้งานได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว การสร้างผังองค์กร 1. คลิกที่แท็บแทรก (Insert) 2. คลิกปุ่มคำสั่ง SmartArt 3. เลือกคำสั่งลำดับชั้น 4. เลือกรูปแบบที่ต้องการ 5. คลิกปุ่มตกลง (OK) 6. จะปรากฏแผนผังข้อมูลตามแบบในสไลด์ การเพิ่มตำแหน่งในผังองค์กร สามารถเพิ่มตำแหน่งลงในผังองค์กรได้ ดังนี้ 1. คลิกที่ผังองค์กร 2. คลิกที่แท็บออกแบบ (Design) 3. เลือกปุ่มคำสั่งเพิ่มรูปร่าง (Add Shape) 4. เลือกตำแหน่งที่ต้องการเพิ่ม (Add Shape After) 5. ตำแหน่งใหม่ที่เพิ่มเข้ามา